Nach wie vor besteht in der Praxis vielfach Streit über die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Bei Bareinnahmen kann sowohl eine „offene Ladenkasse“ geführt als auch eine elektronische Registrierkasse eingesetzt werden. Bei einer Vielzahl an Bareinnahmen wird in der Praxis regelmäßig eine elektronische Registrierkasse eingesetzt. Die Auf-zeichnung der einzelnen Kassenvorgänge erfolgt dann in der elektronischen Registrierkasse. Diese muss die gesetzlich geforderten Voraussetzungen erfüllen, so die Einzelaufzeichnung und Speicherung der Daten und die Ausrüstung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.
In einem vor dem FG Münster strittigen Fall war nun fraglich, wie in einer solchen Situation, also bei Einsatz einer elektronischen Registrierkasse, das Kassenbuch beschaffen sein muss. Die Stpfl. betrieb in den Streitjahren einen Irish Pub mit Getränke- und Speisenangebot. Sie ermittelte ihren Gewinn durch Bilanzierung und verwendete für die Erfassung der Bareinnahmen im Pub eine elektronische Registrierkasse. Die in den vollständig vorliegenden Z-Bons ausgewiesenen Einnahmen übertrug die Stpfl. unter Ergänzung von Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle, mit der sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse abglich. Darüber hinausgehende Kassenberichte erstellte die Stpfl. nicht.
Das Finanzamt beanstandete insbes. die Verwendung der Excel-Tabelle im Rahmen der Kassenführung. Wegen der jederzeitigen Änderbarkeit erfülle die Verwendung eines solchen Computerprogramms nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Das FG bestätigte dagegen insoweit die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Die Bareinnahmen seien ordnungsgemäß in der elektronischen Registrierkasse erfasst. Der tägliche Abgleich von Soll- und Ist-Bestand durch Nutzung einer Excel-Tabelle sei unschädlich, da ein derartiger Kassensturz nach den gesetzlichen Vorgaben gar nicht erforderlich sei.
Handlungsempfehlung:
Nach wie vor gilt die Empfehlung, dass die Kassenführung in regelmäßigen Abständen auf ihre Ordnungsmäßigkeit hin überprüft werden sollte. Dabei müssen auch die Ordnungsmäßigkeit der Verfahrensdokumentation und die betrieb-lichen Kontrollen betreffend der tatsächlichen Handhabung mit einbezogen werden. Das besprochene Urteil stellt eine für die Praxis hilfreiche Abgrenzung und Klarstellung dar.