Das mit dem Jahreswechsel anstehende Ende des Geschäftsjahres sollte zum Anlass genommen werden, die Buchhaltung bzw. das Rechnungswesen daraufhin zu überprüfen, ob alle steuerlichen Pflichten eingehalten wurden. Dieser Vorgang sollte dokumentiert und eventuelle Probleme sollten zeitnah behoben werden. Zu denken ist insbesondere an folgende Punkte:
[mk_custom_list icon_color="/wp-content/uploads/2016/09/favicon.ico" margin_bottom="30" align="none"]
- Liegt eine ausreichende Systemdokumentation hinsichtlich des Rechnungswesens vor?
- Ist die Kassenführung ordnungsgemäß – Bestandsaufnahme der elektronischen Kassensysteme, Dokumentation der Einrichtung oder zumindest Bestellung der technischen Sicherheitseinrichtung?
- Sind alle steuerlich relevanten neu abgeschlossenen Verträge dokumentiert/archiviert (Miet-, Leasingverträge, Beschaffungs-/Absatzverträge, Personal)? Hierzu gehören auch Verträge mit Gesellschaftern und anderen nahestehenden Personen/Unternehmen.
- Sind nicht- bzw. nur teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben, wie insbesondere Geschenkaufwendungen, Bewirtungskosten, Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, auf gesonderten Konten gebucht und bei Geschenkaufwendungen die Empfänger aufgezeichnet sowie die Bewirtungsbelege bei Bewirtungen in einer Gaststätte vorhanden?
- Erfüllen alle Eingangsrechnungen die umsatzsteuerlichen Anforderungen? Insoweit sind auch Dauersachverhalte, wie Miet- oder Leasingverträge, zu überprüfen. Ggf. sind berichtigte Rechnungen anzufordern.
- Ist bei innergemeinschaftlichen Erwerben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers im Bestätigungsverfahren geprüft worden? – Die Bestätigung durch das Bundeszentralamt für Steuern sollte im Rechnungswesen dokumentiert werden.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist seit 1.1.2020 eine materiell-rechtliche und nicht mehr nur eine formale Voraussetzung für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.[/vc_column_text][mk_custom_list icon_color="/wp-content/uploads/2016/09/favicon.ico" margin_bottom="30" align="none"]
- Soweit Corona-Soforthilfen vereinnahmt werden, muss deren vollständige Verwendung für die in den Zuwendungsrichtlinien aufgeführten Zwecke geprüft und dokumentiert werden. Zu viel erhaltene Zuschüsse sind ggf. zurückzuzahlen. Im Grundsatz muss jeder Antragsteller eine solche Prüfung vornehmen und ggf. eine Rückzahlung veranlassen. So bieten einige Bundesländer im Internet Formulare für die Prüfung des tatsächlichen Liquiditätsbedarfs und die Meldung ggf. notwendiger Rückzahlungen für die Unternehmer an. Erfolgt eine solche Prüfung und ggf. Rückzahlung nicht, so kann dies nicht nur eine spätere Rückforderung bedeuten, sondern ggf. auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Vorstehende Prüfpunkte werden am besten anhand einer individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenen Checkliste abgeprüft. Hierzu sollte steuerlicher Rat eingeholt werden.