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Hohe Anforderungen bei Einsatz eines Fahrtenbuchprogramms

21. März 2024


Wird der geldwerte Vorteil aus der Möglichkeit der Privatnutzung eines Firmenwagens nicht nach der 1 %-Methode als Regelmethode, sondern nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt, so werden insoweit hohe Anforderungen an die steuerliche Anerkennung eines solchen Fahrtenbuches gestellt. Das FG Düsseldorf bestätigt mit Entscheidung vom 24.11.2023 (Az. 3 K 1887/22 H (L)) die hohen formalen Anforderungen an ein steuerliches Fahrtenbuch und hat entschieden, dass





–  mit einem Fahrtenbuchprogramm, bei dem nachträgliche Veränderungen an bereits eingetragenen Daten nicht aus dem Fahrtenbuch selbst, sondern nur aus in gesonderten Dateien gespeicherten Änderungsprotokollen ersichtlich sind, sich kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erstellen lässt. Eine derartige Software ist bereits ihrer Art nach untauglich.





–  ein Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt wird, wenn die Eintragungen nur ein- bis zweimal pro Monat vorgenommen werden.





Im Streitfall ermittelte ein angestellter Geschäftsführer den geldwerten Vorteil aus der Firmenwagengestellung mittels der Fahrtenbuchmethode. Die Fahrtenbücher wurden mit der Software „Fahrtenbuch Express“ erstellt. Das verwendete Fahrtenbuchprogramm erlaubt es, vorgenommene Eintragungen bis zur abschließenden Festschreibung eines Monats zu verändern. Änderungen an den Eintragungen wurden nicht im Fahrtenbuch selbst, sondern in gesonderten Änderungsprotokollen vermerkt.





Hinsichtlich der formalen Anforderungen bestätigt das Gericht, dass ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch eine äußere geschlossene Form nur dann aufweist, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind.





Eine zeitnahe Führung liegt vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt. Dies war vorliegend nicht gegeben, denn die Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch wurden gebündelt – üblicherweise nach jedem Tankvorgang – vorgenommen und die Fahrten wurden in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten, welche noch nicht einmal aufbewahrt wurden.





Handlungsempfehlung:





Dieses Urteil bestätigt erneut die hohen formalen Anforderungen an ein mit einem EDV-Programm geführtes Fahrtenbuch. Selbst bei formaler Ordnungsmäßigkeit muss eine zeitnahe Führung des Fahrtenbuches sichergestellt sein. Insoweit sollte für den konkreten Fall geprüft werden, ob diese hohen Anforderungen in der Praxis tatsächlich erfüllt werden können.


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