Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat mit Schreiben vom 31.3.2020 (Aktenzeichen S 0315 St 42) zur Belegausgabepflicht bei elektronischen Kassensystemen Hinweise gegeben. Hervorzuheben sind folgende Aspekte:
- Die seit dem 1.1.2020 geltende zwingende Belegausgabepflicht ist ein Baustein zur Verhinderung von Kassenmanipulationen. Weiterer Baustein ist die Sicherung der Daten mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Im Grundsatz bestehen vergleichbare Regelungen in den anderen europäischen Ländern.
- Die Verpflichtung zur Belegausgabe besteht immer dann, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt wird. Hierunter fallen elektronische oder computergestützte Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion“ haben (also z.B. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Systeme, Cloudsysteme, Kassenverbundsysteme etc.). Nicht darunter fallen Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
- Bei Nutzung einer sog. „offenen Ladenkasse“ besteht keine Belegausgabepflicht.
- Der Beleg kann in elektronischer Form und in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Für die Belegübergabe in elektronischer Form stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. So ist die Bereitstellung des Belegs z.B. über Kundenkarten, QR-Codes oder Apps, Near Field Communication (NFC) sowie per E-Mail oder SMS möglich.
- Das Angebot zur Entgegennahme reicht aus, wenn zuvor der Beleg erstellt wurde. Der auf Papier ausgedruckte Beleg muss nicht vom Kunden mitgenommen werden. Beim elektronischen Beleg reicht es jedoch nicht aus, diesen lediglich auf einem Terminal/Display sichtbar zu machen. Er muss dem Kunden zur Verfügung gestellt werden (z.B. mittels QR-Code über die Handykamera).
- Sehr zurückhaltend äußert sich die Finanzverwaltung zur Möglichkeit der Befreiung von der Belegausgabepflicht. Eine solche besteht auf Antrag, wenn die Belegausgabepflicht im konkreten Einzelfall unzumutbar ist. Dies muss durch den Unternehmer nachgewiesen werden. Der erhöhte Verbrauch an Bonrollen, damit entstehende Kosten und Umwelteinflüsse stellen für sich genommen keinen ausreichenden Grund dar, eine Befreiung zu genehmigen. Die Befreiung von der Belegausgabepflicht setzt voraus, dass durch die Unterdrückung der Belegausgabe die Funktion der zertifizierten TSE nicht eingeschränkt wird. Dies sollte durch eine Bestätigung des Kassenherstellers nachgewiesen werden.
Handlungsempfehlung:
In der Praxis sollte geprüft werden, ob der Beleg in elektronischer Form bereitgestellt werden kann. Bei modernen Kassensystemen ist dies vielfach möglich und stößt bei den Kunden auf positive Resonanz.
Hinweis:
Verstöße gegen die Verpflichtung zur Belegausgabe ziehen keine unmittelbaren Sanktionen nach sich. Es besteht aber für die Finanzverwaltung die Möglichkeit, diese Pflicht mittels eines Zwangsgelds durchzusetzen. Auch dürften nachhaltige Verstöße gegen die Belegausgabepflicht die Finanzbehörde zu unangekündigten Kassen-Nachschauen veranlassen.