Prüft die FinVerw die steuerlichen Verhältnisse des Unternehmens tiefergehend im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung, so kann diese auf mit einem EDV-System erstellte Daten zugreifen, um diese elektronisch auswerten zu können. Insoweit ist der FinVerw entweder ein Zugang zum EDV-System des Unternehmens zu ermöglichen oder die Daten sind maschinell auswertbar auf einem Datenträger der FinVerw zur Verfügung zu stellen. Dieses Zugriffsrecht der FinVerw umfasst all die Unterlagen, die der Stpfl. nach den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren hat, also
– Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
– die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
– Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
– Buchungsbelege,
– bestimmte Zollunterlagen,
– sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Insoweit ist auf das Urteil des Finanzgerichts Hamburg vom 23.3.2023 (Az. 2 K 172/19) hinzuweisen. Im Urteilsfall forderte der Prüfer des Finanzamtes auch die elektronische Vorlage sämtlicher E-Mails und E-Faxe, die die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand hatten.
Das FG bestätigt, dass dem Finanzamt auch solche E-Mails vorzulegen sind, die als Handelsbriefe einzustufen sind, also dann, wenn sie der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dienen. Andererseits besteht kein Anspruch der FinVerw auf Vorlage eines elektronischen Gesamtjournals, welches nach den Vorgaben der FinVerw Informationen zu jeder einzelnen empfangen bzw. versandten E-Mail des Stpfl. enthalten soll. Vielmehr beschränkt sich der Datenzugriff der FinVerw auf solche Unterlagen – und eben auch E-Mails –, die aufbewahrungspflichtig sind.
Handlungsempfehlung:
In der Praxis besteht nun allerdings vielfach die Problematik, dass die vorlagepflichtigen E-Mails und andere elektronische Dokumente nicht von anderen, also nicht vorlagepflichtigen E-Mails usw. getrennt sind, so dass eine selektierte Vorlage schwierig ist. Insoweit sollte auf eine sorgfältige Trennung geachtet werden. So sollte bereits im EDV-System eine entsprechende Kennzeichnung der Dokumente vorgesehen sein, damit der FinVerw nur die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden können.