Während der Corona-Pandemie mussten viele Betriebe Kurzarbeit einsetzen. Wurde
Kurzarbeitergeld bei der Agentur für Arbeit beantragt und bewilligt, so ist zu beachten, dass die
Bewilligung und Auszahlung durch die Agentur für Arbeit nur vorläufig erfolgt. Eine endgültige
Bewilligung erfolgt vielmehr erst nach einer Abschlussprüfung durch die Agentur für Arbeit.
Diese wird nach Beendigung der Kurzarbeit angesetzt. Nach Anforderung durch die Agentur
für Arbeit sind entsprechende Unterlagen und Belege vorzulegen. Die Prüfung erfolgt in der
Regel nicht im Unternehmen selbst, sondern nach Einreichung der Unterlagen und Belege bei
der Agentur für Arbeit. Nach Ende der Abschlussprüfung erhält der Arbeitgeber einen
abschließenden Bescheid über die Höhe des Kurzarbeitergeldes.
Folgende Unterlagen werden u.a. für die Abschlussprüfung benötigt:
– Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in
digitaler Form im Betrieb geführt werden.
– Entgeltabrechnungen: d.h.: Gehalts- oder Lohnabrechnung.
– Die Einzelvereinbarung mit den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die
Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit.
– Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge.
– Urlaubsplan oder Urlaubsliste.
Daneben können je nach Fallgestaltung weitere Unterlagen benötigt werden, wie bspw.
Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse
V und VI (z.B. durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners),
Auszahlungsnachweise (Kontoauszug) oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Handlungsempfehlung:
Grundsätzlich werden alle Arbeitgeber geprüft. Daher sollte rechtzeitig eine Vorbereitung der Unterlagen
erfolgen. Insbesondere müssen zwingend die Aufstellungen von Arbeits- und Ausfalltagen mit Angabe der
Arbeitszeit vorliegen. Arbeitszeiten können schriftlich aufgezeichnet oder auch in digitaler Form geführt
werden. Arbeitszeitnachweise müssen bei Kurzarbeit z.B. auch für Beschäftigte im Außendienst und im
Home-Office geführt werden. Geprüft werden allerdings nur die Mitarbeiter, die in Kurzarbeit waren.
Nach Beendigung der Prüfung ergeht ein abschließender Bescheid über die Höhe des Kurzarbeitergeldes.
Dies kann zur Nachzahlung von Kurzarbeitergeld, aber auch zu Rückzahlungen führen.