Der Abzug von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben ist zwingend an die Einhaltung bestimmter Formerfordernisse geknüpft. So muss zeitnah ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen geführt werden. Grundsätzlich ist ein formloses Dokument (Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) ausreichend, welches vom Stpfl. unterschrieben werden muss. Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb (Restaurant o.Ä.) ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Diese Rechnung muss den umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Rechnung genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 € (Kleinbetragsrechnungen) reichen die vereinfachten Anforderungen aus.
Zu Details dieser Nachweisanforderungen hat die FinVerw nun mit Schreiben vom 30.6.2021 (Az. IV C 6 – S 2145/19/10003 :003) Stellung genommen. Auf diese Neuregelungen – verbunden mit der unten dargestellten Übergangsregelung – muss sich die Praxis einstellen. Auf folgende Aspekte ist hinzuweisen:
Zum Inhalt des Bewirtungsbelegs gilt:
| Merkmal | Anmerkung | Besonderheit bei Kleinbetragsrechnung (Gesamtbetrag bis zu 250 €) |
| Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs | Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs enthalten. | Angabe erforderlich |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Die Rechnung muss die dem Bewirtungsbetrieb vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. | Nicht erforderlich |
| Ausstellungsdatum | Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. | Nicht erforderlich |
| Rechnungsnummer | Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. | Angabe erforderlich |
| Leistungsbeschreibung | Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z.B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch zulässig. | Angabe erforderlich |
| Tag der Bewirtung | Zwingend anzugeben ist der Tag der Bewirtung. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum, z.B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus. | Angabe erforderlich |
| Rechnungsbetrag | Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Stpfl. zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen. Der Nachweis kann z.B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird. | Angabe erforderlich |
| Name des Bewirtenden | Die Rechnung muss den Namen des bewirtenden Stpfl. enthalten. Unschädlich ist, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Stpfl. handschriftlich auf der Rechnung vermerkt. | Nicht erforderlich |
Neu sind die Anforderungen an den Bewirtungsbeleg, wenn der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet:
- Dann werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen.
- Rechnungen in anderer Form, z.B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
- Soweit der Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde, kann der Stpfl. grundsätzlich auf die Ordnungsmäßigkeit vertrauen.
- Werden Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z.B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder sind in dem bewirtenden Betrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen.
- Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.
Zulässig sind auch digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege. An diese werden folgende Anforderungen gestellt:
- Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Stpfl. bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Stpfl. digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
- Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) ist zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.
In diesen Fällen werden von der FinVerw die steuerlichen Nachweiserfordernisse als erfüllt angesehen, wenn
- der Stpfl. zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
- der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Stpfl. digital signiert oder genehmigt wird,
- der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument – ggf. zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z.B. durch einen gegenseitigen Verweis) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
- bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Handlungsempfehlung:
Die Verfahrensdokumentation muss den im Betrieb angewandten Verfahren angepasst werden.
Diese Anforderungen sind grds. auch bei einer Bewirtung im Ausland zu erfüllen. Ausnahmsweise gilt aus Sicht der FinVerw vereinfachend:
- Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.
- Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Stpfl. glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.
Hinweis:
Ausdrücklich gewährt die FinVerw hinsichtlich der getroffenen Neuregelungen, insbesondere also hinsichtlich der Beleganforderungen nach der Kassen-Sicherungsverordnung, eine Übergangsregelung: Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der Kassen-Sicherungsverordnung geforderten Angaben zulässig. Führen die Regelungen in diesem Schreiben über die nach der Kassensicherungsverordnung geforderten Angaben im Vergleich zu den bisherigen Regelungen zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung hinaus, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen vorauszusetzen, die nach dem 1.7.2021 anfallen.
Handlungsempfehlung:
Frühzeitig sollten Reisekostenrichtlinien u.Ä. an diese neuen Anforderungen angepasst werden, damit rechtzeitig ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen und der Betriebsausgabenabzug insoweit nicht gefährdet ist.