Für Unternehmer und Freiberufler

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer: Besondere Aufzeichnungspflichten

18. Oktober 2024


Nunmehr ist unter dem Az. VIII R 6/24 ein neues Revisionsverfahren anhängig, bei dem es um die Frage der Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer geht. Dieses Verfahren ist deshalb von Bedeutung, weil es zum einen um einen häufig vorkommenden Streitfall geht und zum anderen die Vorinstanz, das Hessische FG, den Betriebsausgabenabzug aus einem Grund verneint hatte, der in der Praxis wenig beachtet wird.





Im Urteilsfall ging es um Aufwendungen für ein Arbeitszimmer im Dachgeschoss sowie einer Bibliothek im Erdgeschoss des Eigenheims des Stpfl., welche im Rahmen einer selbständigen Tätigkeit genutzt und als häusliche Arbeitszimmer geltend gemacht wurden. Der steuerliche Gewinn wurde mittels Einnahmenüberschussrechnung ermittelt. Der Stpfl. hatte im Laufe des Streitjahres die Belege für die im Zusammenhang mit den häuslichen Arbeitszimmern stehenden Aufwendungen gesammelt und diese im Zusammenhang mit der Erstellung seiner Steuererklärung in einer Aufstellung zusammengefasst. Neben den in der Kostenaufstellung genannten Positionen machte der Stpfl. insbesondere AfA für den Gebäudeteil der häuslichen Arbeitszimmer geltend und hatte hierzu eine separate Aufstellung der nachträglichen Herstellungskosten erstellt. Die Übersicht für die Steuererklärung hatte er erst nach dem auf das Streitjahr folgenden Jahr angefertigt.





Die Höhe der Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers war nun strittig. Das Hessische FG hat mit Entscheidung v. 13.10.2022 (Az. 10 K 1672/19) die Nichtberücksichtigung der Aufwendungen durch das Finanzamt gebilligt. Das FG hat sich aber gar nicht mit den Aufwendungen an sich beschäftigt, sondern hat den Abzug allein schon aus formalen Gründen abgelehnt. So ist gesetzlich vorgeschrieben, dass bestimmte beschränkt abziehbare Aufwendungen, wozu auch Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören, generell nur dann als Betriebsausgaben angesetzt werden können, wenn diese Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Wird diese formale Bedingung nicht erfüllt, so sind die Aufwendungen dem Grunde nach schon nicht abzugsfähig.





Das FG vertritt nun die Auffassung, dass auch bei einer Einnahmenüberschussrechnung eine – im Allgemeinen zulässige – reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums insoweit nicht ausreicht. Das FG wies außerdem darauf hin, dass die nicht fortlaufend und zeitnah erstellte Kostenaufstellung im Übrigen auch deshalb keine gesonderte Aufzeichnung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer darstellt, weil der Stpfl. erkennbar nicht alle diese Betriebsausgaben lediglich auf einem Konto bzw. in einer Spalte der Gewinnermittlung zusammengefasst hat. Die gesondert aufzuzeichnenden Betriebsausgaben sind gebündelt in lediglich einer Aufzeichnung und nicht durch mehrere separate Aufstellungen zu erfassen. Dies gilt auch für sog. Bagatellfälle bei Freiberuflern.





Handlungsempfehlung:





Ob dies tatsächlich so streng zu sehen ist, ist bislang höchstrichterlich nicht geklärt. Insoweit bleibt der Ausgang des nun anhängigen Revisionsverfahrens abzuwarten. In der Praxis sollte aber vorsichtshalber den strengen Vorgaben des FG gefolgt werden.





Diese formalen Vorgaben gelten im Übrigen auch für andere beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben, wie z.B. Bewirtungs- und Geschenkaufwendungen.


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