Zum Zwecke der Bekämpfung von Steuerbetrug besteht seit 2020 beim Einsatz elektronischer Kassensysteme eine Belegausgabepflicht. Die FinVerw hat zur Anwendung dieser Regelungen aktualisierte Hinweise gegeben (Verfügung der OFD Baden-Württemberg v. 8.4.2026, Az. St 42-S 0315-1). Insoweit ist auf Folgendes hinzuweisen:
Elektronisches Kassensystem:
– Die Belegausgabepflicht besteht nur beim Einsatz elektronischer Kassensysteme. Hierunter fallen elektronische oder computergestützte Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion“ haben. Dies betrifft z.B. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Systeme, Cloudsysteme und Kassenverbundsysteme. Nicht darunter fallen Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten und Geldautomaten. Seit dem 1.1.2026 besteht auch bei Taxametern und Wegstreckenzählern eine Belegausgabepflicht, wenn das Gerät über einen Belegdrucker verfügt.
– Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (elektronisches Geld wie z.B. Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonus-Punktesysteme von Drittanbietern) sowie an Geldes statt angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Akzeptiert das eAS ausschließlich Debit- oder Kreditkarten oder bargeldlose Zahldienste, besteht keine Belegausgabepflicht.
– Bei Nutzung einer sog. „offenen Ladenkasse“ besteht keine Belegausgabepflicht.
Möglichkeiten der Belegausgabe:
– Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Für die Belegübergabe in elektronischer Form stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. So ist die Bereitstellung des Belegs z.B. über Kundenkarten, QR-Codes oder Apps, Near Field Communication (NFC) sowie per E-Mail oder SMS möglich.
– Die elektronische Ausgabe bedarf der Zustimmung des Belegempfängers. Dies kann aber auch konkludent durch Nutzung dieser Möglichkeit durch den Kunden erfolgen.
– Die Belegübergabe (ob elektronisch oder in Papierform) muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Geschäftsvorgangs erfolgen. Der ausgedruckte Beleg muss vom Kunden nicht mitgenommen werden.
Angabepflichten auf dem Beleg:
– Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
– den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
– das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
– die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
– die Transaktionsnummer i.S.d. KassenSichV,
– das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz, im Fall einer Steuerbefreiung auch einen Hinweis darauf,
– die Seriennummer des eAS sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
– den Betrag je Zahlungsart,
– den Signaturzähler sowie
– den Prüfwert der Vorgangsbeendigung.
Handlungsempfehlung:
In der Praxis muss die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung einschließlich des Einsatzes elektronischer Kassensysteme dringend beachtet werden, da dies regelmäßig im Fokus der FinVerw steht.