Um die Pflegeversicherungsbeiträge zu berechnen, gibt es ab dem 1.7.2025 das digitale Nachweisverfahren für alle Arbeitgeber. Damit werden die Elterneigenschaft sowie die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder für alle Beschäftigten automatisch erfasst. Damit brauchen die Arbeitgeber in den meisten Fällen von ihren Beschäftigten keine Nachweise mehr anzufordern. Das digitale Nachweisverfahren ist für alle beitragsführenden Stellen verpflichtend.
Start des Verfahrens zum 1.7.2025:
– Gestartet wird das Verfahren durch eine Anmeldung oder einen Initialabruf:
– Bei Eintritt einer oder eines neuen Beschäftigten meldet der Arbeitgeber die Person neben der Sozialversicherung auch zum digitalen Nachweisverfahren bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) an. Das erfolgt über sein Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal.
– Für alle Beschäftigten, die bereits vor dem 1.7.2025 in einem laufenden Beschäftigungsverhältnis stehen, nimmt der Arbeitgeber ab dem 1.7.2025 einen Initialabruf (Bestandsabfrage) vor. Dies kann bis zum 31.12.2025 erfolgen.
– Sowohl die Anmeldung als auch der Initialabruf lösen eine unmittelbare Rückmeldung durch das Bundeszentralamt für Steuern aus, welches auf den für Zwecke des Lohnsteuerabzugs vorhandenen Datenbestand zurückgreift. Dem Arbeitgeber wird die Elterneigenschaft sowie die chronologische Entwicklung der Kinderanzahl der oder des Beschäftigten übermittelt. Die Berücksichtigung eines Kindes endet mit Ablauf des Monats, in dem das Kind das 25. Lebensjahr vollendet.
Daten im Abonnement:
– Die Anmeldung und der Initialabruf führen automatisch zu einem Abonnement. Damit wird der Arbeitgeber vom Bundeszentralamt für Steuern proaktiv digital über Änderungen bei der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder seiner Beschäftigten informiert (sogenanntes „Push-Verfahren“).
– Vollendet ein Kind z.B. das 25. Lebensjahr, führt das nicht zu einer proaktiven Meldung des BZSt, weil dieser Sachverhalt bereits durch die Angabe einer Gültigkeit für die Kinderanzahl übermittelt wurde und im Datenbestand des Entgeltabrechnungsprogramms berücksichtigt werden kann.
– Endet die pflegeversicherungspflichtige Beschäftigung, nimmt der Arbeitgeber eine elektronische Abmeldung vom digitalen Verfahren vor.
Abfrage der Historie:
– Arbeitgeber können eine Anfrage für abgeschlossene vergangene Zeiträume stellen (Historienanfrage). Das frühestmögliche Datum für die Anfrage zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl ist der 1.7.2023. Ein Abonnement wird durch die Historienabfrage nicht ausgelöst.
Wirkung von erbrachten Nachweisen/Vorgehen bei Differenzen:
– Bisher konnten Arbeitgeber ein vereinfachtes Nachweisverfahren zu Elterneigenschaft und Kinderanzahl nutzen, um die Beiträge zur Pflegeversicherung zu berechnen. Solche Nachweise wirken unabhängig vom Ergebnis der Rückmeldung des BZSt im digitalen Nachweisverfahren bis zum 30.6.2025. Für diese Zeit gilt ein Bestandsschutz. Es erfolgt keine rückwirkende Korrektur zulasten der oder des Beschäftigten.
– Falls Beschäftigte außerhalb des digitalen Nachweisverfahrens ab dem 1.7.2025 eine Elterneigenschaft oder die Anzahl der Kinder nachweisen müssen (hierzu nachfolgend), wirkt der Nachweis auch ab der Geburt des Kindes beziehungsweise ab dem Ereignistag (z.B. bei einer Adoption). Vorausgesetzt, der Nachweis erfolgt innerhalb von drei Monaten nach der Geburt des Kindes beziehungsweise nach dem Ereignistag gegenüber dem Arbeitgeber. Ansonsten wirkt der Nachweis mit dem Folgemonat nach Einreichung der Unterlagen.
– Bei Abweichungen infolge des digitalen Nachweisverfahrens haben Beschäftigte für den Zeitraum ab dem 1.7.2025 entsprechende Nachweise für eine Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder zu erbringen. Das kann z.B. eine Geburtsurkunde des Kindes sein. Der Arbeitgeber berücksichtigt diese Kinder dann bei der Beitragsabrechnung.
– Wenn das BZSt mehr Kinder meldet, als Beschäftigte im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilt haben, nimmt der Arbeitgeber tatsächlich eine Rückrechnung vor.
Übergangsregelung: Warten auf das digitale Verfahren:
– Arbeitgeber dürfen für die Berücksichtigung der Kinderanzahl zur Feststellung des Beitragsabschlags in der Zeit vom 1.7.2023 bis zum 30.6.2025 auf die Bereitstellung des digitalen Nachweisverfahrens warten, anstatt das vereinfachte Nachweisverfahren zu nutzen.
Nachweise bei Stief-, Adoptiv- und Pflegekindern:
– Nicht in allen Fallkonstellationen sind die Daten des BZSt vollständig. Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder, die aber für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu berücksichtigen sind, können über das digitale Nachweisverfahren nicht erhoben werden. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, entsprechende Nachweise von seinen Beschäftigten anzufordern, um sie bei der Beitragsberechnung zu berücksichtigen. Anwendungsfälle sind insbesondere Stief-, Adoptiv- und Pflegekinder.
– Hinsichtlich der Berücksichtigung von Pflegekindern gilt: Voraussetzung ist, dass das Kind in der Familie der betreuenden Person durchgängig, d.h. nicht nur für einen Teil des Tages oder nur für einige Tage der Woche, Versorgung, Erziehung und Heimat findet. Voraussetzung für ein Pflegekindschaftsverhältnis ist, dass das Obhuts- und Pflegeverhältnis zu den leiblichen Eltern nicht mehr besteht, also die familiären Bindungen dauerhaft aufgegeben sind. Gelegentliche Besuchskontakte stehen dem nicht entgegen. Es kommt nicht darauf an, ob die Pflegeeltern den Unterhalt des Kindes ganz oder überwiegend oder mindestens teilweise tragen. Wenn das Pflegekind einen eigenen Haushalt gründet, liegen die Voraussetzungen für die Abschläge nicht mehr vor. Die Elterneigenschaft bleibt allerdings erhalten, wenn das Verhältnis zuvor dauerhaft war.
Handlungsempfehlung:
Die Abwicklung des Verfahrens erfolgt in aller Regel über das Entgeltabrechnungsprogramm. Es gibt Konstellationen, in denen die vom BZSt gemeldete Kinderzahl nicht der beitragsrechtlich zu berücksichtigenden Kinderzahl entspricht. In diesem Fall kann weiterhin der Einzelnachweis erfolgen. Insoweit gilt aber, dass wenn der beitragsabführenden Stelle keine Abweichungen bekannt sind und keine Indizien für berechtigte Zweifel an den Daten des BZSt vorliegen, die von dem BZSt mitgeteilte Kinderanzahl und die übermittelten Zeiträume für die Arbeitgeber verbindlich sind. Ergänzende Ermittlungen sind nicht erforderlich. Es gibt keine generalisierende Verpflichtung, auf Abweichungen zu prüfen.