Ist die Buchführung – einschließlich der elektronischen Kassensysteme – formell nicht ordnungsgemäß, so eröffnet dies dem FA die Befugnis zur Schätzung des Ergebnisses, wenn die formellen Buchführungsmängel Anlass geben, die Richtigkeit des Buchführungsergebnisses anzuzweifeln. Das heißt, die Prüfung ist in folgenden Schritten vorzunehmen:
– Liegen formelle Buchführungsmängel vor?
– Geben diese formellen Buchführungsmängel Anlass, die sachliche Richtigkeit des Buchführungsergebnisses anzuzweifeln?
Erst wenn diese Fragen bejaht werden, kann das Ergebnis durch eine Schätzung ermittelt werden. Eine solche Schätzungsbefugnis dem Grunde nach erfordert dann allerdings die Auswahl einer geeigneten Schätzmethode und deren korrekte Anwendung. Insbesondere muss dieser Schritt von der FinVerw ausreichend begründet werden.
Handlungsempfehlung:
Dies verdeutlicht, dass die Hürden für eine Schätzung des Ergebnisses hoch sind. Von der FinVerw vorgenommene Schätzungen sollten daher stets sorgfältig geprüft werden.
Der BFH hat aber mit Entscheidung vom 29.7.2025 (Az. X R 23-24/21) bestätigt, dass ein formeller Buchführungsmangel dann vorliegt, wenn ein Kassensystem Stornierungen zulässt und diese systembedingt in den Tagesabschlüssen bzw. in den Z-Bons nicht ausgewiesen werden. Denn infolge des fehlenden Ausweises solcher Stornierungen ist nicht mehr feststellbar, ob lediglich Fehlbuchungen korrigiert oder aber auch reguläre, also eigentlich zu erfassende Einnahmebuchungen gelöscht worden sind. Solche gravierenden formellen Kassenmängel lösen eine Schätzungsbefugnis aus, ohne dass es des Nachweises bedarf, dass tatsächlich konkrete Manipulationen erfolgt sind und Betriebseinnahmen verkürzt wurden.
Handlungsempfehlung:
Elektronische Kassensysteme müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Dies sollte der Hersteller des Kassensystems durch eine Prüfbescheinigung nachweisen. Genauso wichtig ist aber auch die ordnungsgemäße Einrichtung und Anwendung des Kassensystems. Sollten sich im Betrieb des Kassensystems Ansatzpunkte für mögliche Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ergeben, so sollte diesen stets sorgfältig nachgegangen werden.