Im Streitfall machte ein Freiberufler, der seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte, Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer geltend. Strittig war zwischen Stpfl. und FA zunächst die Höhe der anzusetzenden Kosten. Letztlich wurde der Betriebsausgabenabzug aber vom FG und dem folgend auch vom BFH mit Urteil vom 24.3.2026 (Az. VIII R 6/24) deshalb gänzlich versagt, weil die gesonderten Aufzeichnungspflichten nicht beachtet wurden.
Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass bestimmte Aufwendungen zwingend einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind. Wird diesen formalen Anforderungen nicht genügt, so sind diese Aufwendungen dem Grunde nach bereits nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese besonderen Aufzeichnungspflichten gelten auch in sog. Bagatellfällen bei Freiberuflern.
Die Aufwendungen müssen einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Hierfür ist eine Aufzeichnung der Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung (bei Gewinnermittlung durch Bilanzierung) oder in einer besonderen Spalte im Rahmen der Ausgabenaufzeichnungen (bei Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschussrechnung) erforderlich.
Dabei genügt nach Ansicht des BFH auch eine geordnete Belegsammlung mit unterjährig zusätzlicher periodisch zeitnaher Eintragung der Summen in die entsprechende Spalte eines Journals diesen Anforderungen. Eine geordnete Belegsammlung, die im Rahmen der Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung ausgewertet wird, genügt allein hingegen nicht. Die von der Rechtsprechung getroffenen Anforderungen sind also hoch.
Hinweis:
In der Praxis sind diese formalen Anforderungen dringend zu beachten, da ansonsten der Betriebsausgabenabzug für die betroffenen Aufwendungen generell ausscheidet. Das Erfordernis der gesonderten Aufzeichnungspflicht gilt für folgende Aufwendungen:
– Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Stpfl. sind,
– Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass,
– Aufwendungen für Einrichtungen des Stpfl., soweit sie der Bewirtung, Beherbergung oder Unterhaltung von Personen, die nicht Arbeitnehmer des Stpfl. sind, dienen (Gästehäuser) und sich außerhalb des Orts eines Betriebs des Stpfl. befinden,
– Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen,
– Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung sowie
– Aufwendungen, die die Lebensführung des Stpfl. oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.