Sowohl nach dem Handelsgesetzbuch – also für Handelsgewerbetreibende – als auch nach den Steuergesetzen bestehen Aufbewahrungspflichten für bestimmte Unterlagen, damit über eine angemessene Zeit eine Prüfung erfolgen kann. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurden die Aufbewahrungspflichten nun verkürzt. Diese stellen sich folgendermaßen dar:
Art der Unterlage | Aufbewahrungsform | Aufbewahrungszeit |
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen | Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse: im Original, ansonsten: Original oder in digitaler Form | zehn Jahre |
empfangene Handelsbriefe | Original oder in digitaler Form | sechs Jahre |
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe | Original oder in digitaler Form | sechs Jahre |
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (so z.B. innerbetriebliche Korrespondenz, Auftrags- und Bestellunterlagen, Kostenstellen, Aus- und Einfuhrunterlagen, Mahnvorgänge) | Original oder in digitaler Form | sechs Jahre |
Buchungsbelege | Original oder in digitaler Form | acht Jahre (bisher: zehn Jahre) |
Verkürzt wurde nun die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege auf acht Jahre. Bislang galt eine Aufbewahrungspflicht über zehn Jahre. Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege beginnt in dem jeweiligen Buchungsjahr, also in dem Geschäftsjahr, in dem diese verbucht wurden.
Handlungsempfehlung:
Im Jahresabschluss sind die Kosten für die Aufbewahrung der Unterlagen als Rückstellung zu berücksichtigen. Die erfolgte Verkürzung der Aufbewahrungspflichten führt nun dazu, dass diese Rückstellung zu überprüfen und anzupassen ist. Somit sind die Buchungsbelege für 2015 und frühere Jahre nicht mehr aufbewahrungspflichtig.
Hinweis:
Allerdings ist zu beachten, dass steuerlich ggf. eine längere Aufbewahrungsfrist gilt: Auf Grund steuerrechtlicher Vorgaben läuft die Aufbewahrungsfrist von zehn oder sechs Jahren dann nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften sind daher mit der Festsetzungsfrist verknüpft. Dies muss für den Einzelfall separat geprüft werden. So bestehen z.B. weiterhin Aufbewahrungspflichten, wenn für das entsprechende Jahr eine steuerliche Außenprüfung noch läuft oder ein Rechtsbehelfsverfahren anhängig ist.